会計ソフトの入力は、難しい・・・
と思ったかたは、読んでください。
◇会計ソフトの入力とは
会計ソフトの入力とは
○年〇月〇日 普通預金 1000 売上 1000 ○○社
などといった仕訳を会計ソフトに入力してゆくことです。
どれくらいの数を入力すればよいかは、個々の事業者によりますが
年商1000万円未満の個人事業主であっても一月当たり100件くらいは
入力することは、ざらにあります。
会計ソフトの入力は、ある程度、パターン化されます。
売上が普通預金に毎月、振り込まれるなら
普通預金 売上 といった同じ仕訳を毎月、何十回と繰り返し、入力します。
このような作業をくりかえしてゆくことで
総勘定元帳、仕訳帳、試算表、損益計算書、貸借対照表といった書類を
つくるのが、会計ソフトの入力の目的です。
これらの書類は、税務調査や銀行の融資でも確認されることもあります。
会計ソフトの入力は、家計簿と異なり
こうした外部の利害関係者の目にもさらされる危険のともなう行為です。
そのため、会計ソフトの入力は、テキトーにやっておけば
なんとかなるといった甘いものでは、ありません。
◇会計ソフトの入力のコツ
会計ソフトの入力にコツがあるとしたら、こうした仕訳のパターンを
会計ソフトの入力の際に確認し、同じ仕訳のパターンごとにグループ化して
入力することです。
たとえば、1年分の会計ソフトの入力をする際に
普通預金のなかに、毎月、売上、振込手数料、地代家賃、といった
項目があったとしたら
普通預金 売上 という仕訳パターンのグループ
振込手数料 普通預金 という仕訳パターンのグループ
地代家賃 普通預金 という仕訳パターンのグループ
という同じ仕訳のグループにわけます。
そして、普通預金の通帳のデータから
普通預金 売上 という仕訳パターンのグループを1年分入力し
つぎに、振込手数料 普通預金 という仕訳パターンのグループを1年分入力し
つぎに、地代家賃 普通預金 という仕訳パターンのグループを1年分入力します。
そうすることで、会計ソフトの入力が早く終わります。
というのも、仕訳パターンをグループ化しないで
普通預金 売上 ⇒振込手数料 普通預金 ⇒地代家賃 普通預金
という感じで、会計ソフトの入力をしていったら
３つの入力を行う際、それぞれ別々の勘定科目を使うことになりますが
仕訳パターンをグループ化すると
普通預金 売上 ⇒普通預金 売上 ⇒普通預金 売上
と、同じ仕訳を３つ繰り返すだけなので、仕訳のつど、勘定科目を入れ替える手間が減ります。
その結果、会計ソフトの入力は、早くおわります。
しかも、同じ仕訳を繰り返すだけなので、別々の勘定科目を使う場合に比べ
勘定科目の選択ミスも減り、会計ソフトの入力は、正確になります。
◇会計ソフトの入力は、難しい
上記のように、同じ仕訳パターンを繰り返すだけであれば
会計ソフトの入力は、簡単ですが、会計ソフトの入力は、パターンに当てはめる
前段階でいろいろ、知っておく必要があることがあります。
一例をあげると
・現金や売掛金、買掛金がマイナスになってはいけない
・借入金の元本と利息は、区別しなければならない
・一般課税の消費税のコードは、区別しなければならない
・事業に必要な経費とプライベートの支出は、区別しなければならない
・売上や経費の二重計上は、してはならない
・売上の計上時期にズレがあってはならない
・現金と預金の残高は、それぞれ区別し、かつ、実査や通帳とあわせなければならない
などなど、会計ソフトの入力に関しては
税理士のような専門家から見た場合、暗黙のルールがあります。
会計ソフトの入力が難しいのは、こうした暗黙のルールにひっかかってしまう点です。
一般の方が、はじめて、会計ソフトの入力をし、税理士に会計ソフトの入力内容を
チェックしてもらうと、上記のようなルールにひっかかってしまうことがよくあります。
こうしたルールというのは、その税理士が、税務調査や銀行の融資などで
決算書の内容で、ダメだしをくらってきたといったような苦い経験から
形成されるものです。経験則といいかえても、いいです。
こうした経験則にてらし、税務署や銀行が見たときに
違和感を覚えることのすくない決算書類をつくることを目的とすると
会計ソフトの入力は、実は、簡単なようで、難しいと言えます。
◇会計ソフトの入力に困ったら
このように、会計ソフトの入力は、仕訳パターンをグループ化してしまえば
サクサクできますが、仕訳パターンをグループ化する前段階で
税法の知識や融資の審査といったことを念頭に置かないと
入力内容が乏しいものになってしまいます。
その結果、税務調査で、追徴税額が多額になったり
銀行の融資がおりないことにもなりかねません。
こうした事態を防ぐためにも、会計ソフトの入力は
全部、自分でやらないで
・はじめから、税理士に丸投げしてしまう
・自分で会計ソフトの入力をして、毎月、税理士にチェックしてもらう
を検討したほうがいいでしょう。
当税理士事務所では、会計ソフトの入力の丸投げも、チェックも両方、行っています。
また、日本のどの会計ソフトにも対応しています。
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